System zarządzania przetargami

• Dostarczasz swoje produkty do szpitali?
• Twoja sprzedaż oparta jest na przetargach?
• Przygotowujesz wiele ofert przetargowych?
• Masz silnych konkurentów?
• Masz przedstawicieli w terenie?
• Masz rozległą sieć dystrybucji?
• Oferty przetargowe zajmują ci dużo czasu?

Brak efektywnego systemu zarządzania przetargami jest źródłem wielu problemów, które w prosty i skuteczny sposób mogą być rozwiązane. Oto odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące trudności związanych z zarządzaniem przetargami.

Pytanie: Na jakie problemy napotykają firmy, których sprzedaż oparta jest w dużej mierze na przetargach? MSS: Przetargi to w tej chwili praktycznie podstawowa metoda sprzedaży zaopatrzenia do szpitali. Niejednokrotnie powodzenie firmy zależy od skonstruowania oferty przetargowej. Najczęstszym problemem jest brak usystematyzowanej bazy danych wspomagającej koordynacje, procedur przetargowych, takich jak kontrola cen, terminarz, konkurencja i historia ofert. Powszechnie używane arkusze kalkulacyjne wystarczają na krótki czas i do. niewielkiej liczby ofert. Pytanie: W czym najbardziej przeszkadza brak jednolitej bazy danych przetargowych? MSS: Uniemożliwia przeprowadzanie szybkiej i sprawnej analizy historii i udziału firmy w przetargach, czy tworzenia zestawień porównawczych. Przy braku jednolitej bazy danych trudno uzyskać analizę danych do wyboru skutecznej strategii przetargowej, a podstawą podejmowania decyzji powinna być zawsze analiza sytuacji i otoczenia. Pytanie: Jak firma sobie radzi z dużą liczbą ofert przetargowych spływających z regionów? MSS: Przy rozbudowanej sieci reprezentantów regionalnych coraz większą trudność nastręcza koordynacja i kontrola zarówno ich działań, jak i przebiegu przetargu. Brak konieczności wprowadzania i gromadzenia danych powoduje, że wiele cennych informacji pozostaje nie zapisanych i jest później niezwykle trudne do odtworzenia. Pytanie: A czy nie wystarcza sprawna, centralna obsługa biurowa ofert przetargowych? MSS: Oczywiście, że sprawna obsługa biurowa ofert przetargowych to jeden z elementów powodzenia firmy, ale związana jest przede wszystkim z momentem administracyjnego przygotowania oferty. My natomiast mówimy tu o bazie danych niezbędnych do podjęcia decyzji strategicznych, dotyczących przygotowania się do przetargu pod względem asortymentu, cen, rabatów, dystrybucji czy serwisu dodatkowego. Te decyzje można podejmować właściwie tylko na podstawie rzetelnej bazy danych historycznych i aktualnych. Pytanie: Nie jest możliwe uzyskanie danych z dokumentacji przetargowych gromadzonych przecież w każdym biurze? MSS: Teoretycznie jest możliwe, ma jednak wiele słabości w porównaniu z bazą elektroniczną. Przede wszystkim jest niezwykle czasochłonne i wymaga ogromnego nakładu pracy przed każdą ofertą przetargową, co powoduje, że staje się to nierealne. Przygotowaniu oferty przetargowej na ogót towarzyszy duży pośpiech, zaangażowanie wielu osób i presja czasowa. Pytanie: Czy wprowadzenie systemu komputerowego usprawniłoby ten proces? MSS: System komputerowego zarządzania przetargami to rozwiązanie wszystkich wymienionych problemów. Firma mająca taki system, w bardzo szybkim czasie byłaby znacznie skuteczniejsza, szybsza i bardziej efektywna w pracy nad ofertami przetargowymi. Taka inwestycja to dobry ruch dla każdej firmy, chcącej wygrywać rynek!

Hospital enders System:

• Baza danych umieszczona na MS SQL Server 2000
• System oparty na platformie Taskaan
• Bezpieczeństwo danych i informacji
• Eksport wyselekcjonowanych danych do arkusza kalkulacyjnego
• Możliwość filtrowania danych po szerokiej gamie parametrów
• Wymiana danych w systemie: sieć komputerowa, wdzwanianie, internet
• System zgodny z wymaganiami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych
• Techniczna możliwość integracji z systemami raportowania
• Możliwość dostosowania systemu do optymalnych oczekiwań użytkowników

System HTS zapewnia:

• Systematykę danych
• Spójność informacji
• Możliwość powiązania z systemami raportowania
• Bezpieczeństwo danych
• Szybkość dostępu do informacji
• Wybór poziomu dostępu do danych
• Kontrolę przebiegu procesu ofertowania
• Monitorowanie dystrybucji
• Planowanie działań
• Optymalizację oferty

Stosując system HTS zyskujesz:

• Zwiększenie sprzedaży
• Czas
• Wprowadzenie właściwych procedur
• Przewagę konkurencyjną
• Większe szansę wygrania przetargu
• Świadomość rynku przetargów
• Uporządkowane dane

Moduły i funkcjonalność

• Baza danych Klientów
• Moduł sprzedaży : instytucje, dystrybutorzy, czas, produkty/dawki, ilość, cena, wartość
• Moduł przedstawicieli handlowych
• Moduł przetargów: instytucje, daty, rodzaje i kryteria przetargów, dystrybutorzy, produkty i dawki, ceny, daty
• Harmonogram sprzedaży do odbiorców

Analiza danych

• Określanie potencjału sprzedażowego klientów
• Planowanie sprzedaży wg określonych parametrów: instytucje, przedstawiciele handlowi, regiony, produkty/dawki
• Parametry selekcji danych: instytucje, dystrybutorzy, produkty, regiony, dawki, ilość, wartość, czas
• Raporty sprzedaży wg określonych parametrów
• Alerty
• Kontrola realizacji umów przetargowych wg ustalonych harmonogramów sprzedaży
• Analiza zyskowności sprzedaży

Bezpieczeństwo danych i informacji

• Informacje nie giną w firmie wraz z odejściem przedstawicieli handlowych
• Spójność danych zawartych w systemie. Jednolitość
• Centralna baza danych, a nie rozproszone pliki
• Dostęp do danych wyłącznie dla uprawnionych osób
• Zarządzanie prawami dostępu do danych w ramach systemu