Podstawowe informacje o systemie viCent

„viCent” to aplikacja internetowa do wprowadzania, kontroli i rozliczania budżetów reprezentacyjnych. Przeznaczony jest dla firm które w nieskomplikowany sposób chcą monitorować przepływ dokumentów i środków finansowych pomiędzy przedstawicielem a firmą. Mechanizm działania aplikacji oparty jest o nowoczesny model kontroli wydatków, bazujący na cyklicznym obiegu środków rozliczeniowych. Obieg środków w cyklu, rozpoczyna się zgłoszeniem przez przedstawiciela zapotrzebowania na środki za wykorzystany budżet reprezentacyjny. Zgłoszenie (przez wpisanie danych dokumentu-faktury) przesyłane jest do szefa regionalnego gdzie zostaje zaakceptowane bądź odrzucone. Akceptacja powoduje informacji do działu finansowego, refundującej poniesione wydatki. Po przelaniu środków na konto, przedstawiciel jest o tym informowany. W przypadku odrzucenia, przedstawiciel jest o tym informowany i ma możliwość ewentualnego uzupełnienia lub wyjaśnienia. Wydatek taki może być ponownie wysłany do akceptacji lub usunięty.

Podejście od cyklu finansowego

Wprowadzenie cykli rozliczeniowych służy usystematyzowaniu wprowadzania i rozliczania wydatków. Cykl rozliczeniowy rozpoczyna się 1 dnia miesiąca rozliczeniowego i trwa do X dnia miesiąca następnego. Dzień ten (np. 10 każdego miesiąca) jest definiowany samodzielnie wg potrzeb firmy. W okresie cyklu rozliczeniowego przedstawiciele wprowadzają dane o wydatkach do systemu, mogą je poprawiać oraz usuwać. Każdy nowo wprowadzony lub zmieniony wydatek ma status nie zaakceptowany. Po upływie terminu cyklu rozliczeniowego (w tym przykładzie jest to 10. każdego miesiąca) cykl rozliczeniowy zostaje zablokowany, a ewentualne dokumenty mogą zostać wpisane na cykl następny. Cykl akceptacji rozpoczyna się wraz z cyklem rozliczeniowym, ale trwa do dnia Y który następuje po dniu X (np. 15 każdego miesiąca) Do tego czasu Szef Regionalny dokonuje akceptacji bądź odrzuca wydatki przedstawiciela. Nie może ich usuwać lub zmieniać - to może tylko przedstawiciel jako właściciel wydatku. Wydatki mogą być akceptowane lub odrzucane pojedynczo lub zbiorowo. Jeżeli przedstawiciel zmieni wydatek już zaakceptowany, zmienia się jego status dokumentu na nie zaakceptowany. Po zakończeniu cyklu akceptacji rozpoczyna się cykl finansowy. Ten cykl obsługiwany jest przez dział finansowy. Podczas cyklu finansowego następuje:

• wygenerowanie listy księgowanych dokumentów
• rozliczenie zaliczek przedstawicieli (przelew na konto)
• ostateczne zamknięcie cyklu zaliczkowego

Aplikacja "viCent - zaliczki" zastosowanie.

System viCent jest internetową aplikacją wspierającą obsługę finansową firmy. Aplikacja ta jest skierowana dla firm z dowolnej branży, które posiadają przedstawicieli handlowych. Przedstawiciel jest tu uogólnieniem - w systemie "przedstawicielem" jest każda osoba która ze względu na rodzaj wykonywanej pracy ponosi koszty operacyjne i marketingowe. Aplikacja "viCent" jest wygodnym i kompleksowym narzędziem do obsługi, rozliczania i kontroli wydatków poniesionych przez pracowników. Każdy pracownik ponoszący koszty wprowadza je do systemu. Jego przełożony (umownie określany jako Szef Regionalny) ma możliwość kontroli wydatków podwładnego. Może je albo zaakceptować albo odrzucić. Dział finansowy na podstawie decyzji Szefa Regionalnego dokonuje przelewów, bądź wycofania środków z konta przedstawiciela. Dla każdego użytkownika systemu dostępne są raporty, które umożliwiają analizę kosztów poniesionych przez konkretnych pracowników bądź też kosztów według produktów czy rodzaju wydatków. viCent jest aplikacją internetową. Do korzystania z niej wystarczające jest dowolne urządzenie z dostępem do Internetu. Może być to komputer, PDA, czy Smartphone etc. Nie wymaga też instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania. Jest zgodna z dowolną przeglądarką min Internet Explorer, Opera, Netscape, Mozilla (także z tymi dostępnymi dla urządzeń mobilnych).

Aplikacja "viCent - zaliczki" korzyści.

Jakie korzyści przynosi viCent dla biznesu? Zapewnia kontrole i przejrzystosć wydatków, ułatwia audyt, Gwarantuje bezpieczeństwo i porządek w rozliczaniu wydatków pracowników. Upraszcza prace działu finansowego, a także pozwala oszczędzić czas pracowników. Szybkie i wygodne rozliczanie wydatków przedstawicieli często jest bardzo pracochłonne, nawet przy niewielkiej ilości przedstawicieli. Bardzo powszechne jest korzystanie z formularzy dostarczanych przez przedstawicieli osobiście, za pośrednictwem poczty, lub faksem. Rozwiązanie takie jednak ma wady:

• Wymaga poświęcenia czasu - formularz trzeba wypełnić, wydrukować, wysłać;
• Przy przedstawicielach z różnych części kraju, konieczne jest korzystanie z usług poczty (co oczywiście wydłuża proces rozliczeniowy);
• Każdy taki papierowy dokument musi być zaakceptowany przez przełożonego co wydłuża proces rozliczeniowy;
• Tworzenie raportów czy historii wydatków wymaga dodatkowej pracy;
• W przypadku audytu konieczne jest pracochłonne zestawianie i uporządkowanie dokumentów;
• Konieczne jest wprowadzenie danych do systemu księgowego;

Wykorzystanie do raportowania wydatków tradycyjnych narzędzi takich jak arkusz kalkulacyjny również nie rozwiązuje powyższych problemów. O ile usprawnia komunikacje o tyle nadal ma szereg wad:

• Brak historii i raportów z wydatków;
• Konieczność posiadania arkusza kalkulacyjnego, czyli tym samym komputera;
• Problem w sprawnym obiegu dokumentów.
• Problem z udokumentowaniem wydatków w przypadku audytu.

Zintegrowana aplikacja internetowa viCent rozwiązuje powyższe niedogodności. System przynosi następujące korzyści:

• Łatwe wprowadzanie danych - poprzez stronę internetowa;
• Koniec problemów z komunikacją - aplikacja internetowa umożliwia dostęp do wydatków przedstawiciela przez szefa regionalnego natychmiast po ich wprowadzeniu;
• Łatwa kontrola wprowadzonych danych - historia wydatków, raporty;
• Krótki czas rozliczania wydatków;
• Usystematyzowanie wprowadzania wydatków - cykle rozliczeniowe;
• Oddzielny moduł dla działu finansowego - szybkie dokonywanie przelewów na podstawie decyzji Szefa Regionalnego;
• Łatwy udokumentowanie wydatków oraz standaryzowany obieg w przypadku audytu.
• Generowanie raportów, akceptacja dokumentów czy wprowadzanie danych do systemu finansowego nie wymagają dodatkowego nakładu pracy.
  

Środowisko i bezpieczeństwo.

Aplikacja oparta jest o bardzo bezpieczne i wydajne środowisko bazujące na systemie operacyjnym Windows. Dzięki nowatorskiemu połączeniu technologii internetowych clientsite i serversite możliwe stało się uzyskanie maksymalnej funkcjonalności i wydajności aplikacji oraz duże uniezależnienie szybkości działania programu od przepustowości używanego łącza internetowego. Zastosowanie relacyjnej bazy danych MSSQL pozwoliło na uzyskanie wysokiego poziomu wydajności i bezpieczeństwa danych wraz z obniżeniem kosztów działania systemu. Aplikacja działa na nowoczesnym serwerze IIS - najnowszym rozwiązaniu Microsoft gwarantującym stabilność i niezawodność serwera WWW. Połączenia z witryną szyfrowane są 512 bitowym protokołem SSL (Secure Sockets Layer) zapewniającym bezpieczeństwo przepływu i poufność danych.

Moduł przedstawiciela - zgłaszanie wydatków oraz kontrola przyznanych środków.

Moduł przedstawiciela umożliwia wpisywanie oraz śledzenie budżetów reprezentacyjnych. Wydatki automatycznie przesyłane są do szefa regionalne który akceptuje je (i tym samym przesyła do działu finansowego) lub zwraca przedstawicielowi jako odrzucone. Każdy z przedstawicieli ma dostęp do raportu zbiorczego aktualnych wydatków wraz z ich statusami - w znaczący sposób ułatwia to ich kontrolowanie i koordynowanie. Dodatkowo moduł umożliwia podgląd historii wydatków oraz śledzenie przelewów wpływających na konto przedstawiciela. Wykaz funkcji modułu przedstawiciela:

• Wydatki
  
  
1. Wprowadzanie i zgłaszanie nowego wydatku
2. Zbiorcza lista wydatków przedstawiciela z możliwością zmiany dokumentów bez akceptacji
3. Lista przelewów które wpłynęły na konto przedstawiciela
4. Lista wydatków z poprzednich cyklów rozliczeniowych (historycznych)
5. Lista wydatków z poprzednich cyklów rozliczeniowych (historycznych) z podziałem na produkty

Moduł szefa regionalnego - kontrola wydatków zgłaszanych przez przedstawiciela.

Moduł szefa regionalnego pozwala na kontrolowanie wydatków podległych mu przedstawicieli. Głównymi elementami tego modułu są listy, umożliwiające akceptację, odrzucenie oraz podgląd wydatków. Pracę ułatwia możliwość sortowania oraz filtrowania danych (wg statusu dokumentu: zaakceptowany, odrzucony, oczekujący). Dodatkowo jest umieszczone zestawienie wydatków ponoszonych przez konkretnego przedstawiciela. Wykaz funkcji modułu szefa regionalnego:

• Wydatki
  
  
1. Listę wszystkich wydatków z możliwością ich akceptacji lub odrzucenia oraz podglądu. Wbudowane narzędzie multioperacji umożliwia jednoczesną akceptację lub odrzucenie dowolnej ilości wydatków dostępnych na w liście
2. Możliwość Odblokowania lub Zablokowania konta ? te funkcje wraz z możliwością zmiany hasła przedstawicielowi, ułatwiają administracje i czynią system bardziej niezawodnym

Moduł działu finansowego - wydawanie środków, kontrola cyklu finansowego.

Moduł działu finansowego pozwala na przydzielanie środków oraz kontrolę cyklu finansowego. Funkcja wykonania przelewu automatycznie wysyła informacje o wpłynięciu środków na konto wskazanego przedstawiciela, oraz udostępnia ją jego szefowi regionalnemu zamykając tym samym cykl obiegowy zgłoszonego wydatku. Moduł udostępnia dwa typy raportów wydatków - miesięczny i detaliczny - wygodny sposób pozwalają one na śledzenie obiegu środków u wszystkich jak i u wybranych przedstawicieli. Wykaz funkcji modułu działu finansowego:

• Przelewy
  
  
1. Wykonywanie przelewu na konto przedstawiciela
2. Zdjęcie środków z konta przedstawiciela
3. Wyświetlenie listy wykonanych przelewów



• Cykl
  
  
1. Zamknięcie bieżącego cyklu
2. Blokowanie bieżącego cyklu (uniemożliwienie wpisywania wydatków przez przedstawicieli)



• Wydatki
  
  
1. Lista wydatków wspomagana mechanizmem filtrującym, sumaryczna lub detaliczna (z podziałem na przedstawicieli)

Moduł Administracyjny - zarządzanie użytkownikami oraz słownikami

Moduł administracyjny udostępnia intuicyjny interfejs zarządzania użytkownikami. Dzięki niemu można w łatwy sposób dodawać, edytować oraz sortować użytkowników korzystając ze specjalnie przygotowanych list. Dodatkowo oferuje historię logowań dzięki której możliwe jest śledzenie dostępu użytkowników do systemu. Moduł ten służy też do początkowego ustawienia parametrów systemu (słowników).